---------------------天津惠航国际船舶管理有限公司 贾启志

  

    船舶航行在茫茫的大海上，船东、租家和代理等有关方与船舶沟通情况的最常用的渠道就是电子邮件，由此可见邮件的作用其实非常重要。由于我们工作的特殊性，我们和船东、租家或者其他有关方，可能从来不曾谋面，邮件是我们展现给外界的第一张名片。一封邮件能不能写精，功夫在邮件外，需要很多方面的积累。比如与不同层次人员沟通的技能，遣词语气的把握，文案编辑的技能，逻辑思维的缜密等等。船长作为船舶和外界联系的桥梁起着至关重要的作用。该做些什么，如何去做，在这里想和各位同仁探讨一下。

     列好提纲三省吾身，要知道自己这一天要发一些什么邮件，航行日报，抵港报，加油情况报，递交NOR，每日锚泊情况的报告，移泊报，与港口之间的信息交换等等，总之我们是代替船东/租家在照顾人家的孩子-我们手里的这艘船这票货，我们要让船东/租家清楚了解船舶的每一个动态。起床时想一想今天要发什么邮件，睡觉时想一想今天有什么邮件忘了发了。

     认真对待每一封邮件，要设身处地的从对方立场去想问题，考虑一下对方发这个邮件的目的何在，对方想从你这里知道什么。他想知道的东西，是否牵扯到商业机密，影响到船东的利益了。

    船长是各方的代表，不要简单的认为船长只是代表船东，当然作为船长我们首先是由船东雇佣的，我们在船工作首先要考虑的是船东的利益。然而在租船的时候，我们也是在租家的控制下，我们整个船舶都是在为租家服务的，这时我们也要考虑为租家谋取最大的利益，不能轻易损害租家的利益，这时我们的邮件要体现出来。我们也应该站在租家的立场上考虑问题，但要注意千万不能损害船东的利益，在双方发生冲突时要维护船东的利益。

    注意收发邮件要及时，FBB站还是F站连接一次花费的费用并不大，FBB站是按照流量计费，F站是按照时间计费。可以要求驾驶员平均每半个小时连接一次卫星，如果你认为有机密的东西，要提前通知驾驶员不要打开邮件查看。由于时差原因，船舶航行在世界各地时间和船东的并不一样，很难掌握收邮件的第一时间，有时和船东的白天黑夜还是颠倒的。如果都是船长自己盯着就太累了，所以必须充分利用其他船员，才能在第一时间发现各方的来报，并在第一时间做出答复。

     

    注意附件的添加，扫描附件时要注意扫描的大小，一般100分辨率的就足够了，扫描完要重新打开看看，是不是扫描倒了，对扫描后准备发的文件要正确的命名，不能不命名或者沿用之前的名字就发出来，这一个小小的失误可能会让对方联想到这艘船的认真态度。作为船长我们对每一封从我们手里发出的邮件都要负责的，包括也要打开检查轮机长及其他人员交给我们发出的邮件和附件的准确性。  

    注意对发送或寄达公司的文件表格进行调整，要注意不是改变体系文件的格式，如编号表格名称等。这里的调整是指调整文字的大小页码，要进行一下打印预览，看看合适与否，以免对方接到邮件，发现文件表格排版不正确，出现串行错行的白页。

    注意发送邮件的大小，船上的邮箱和普通家用的不同，家里的是包月，你发多大的都可以，只是发送的时间可能会长。但船上的邮箱是按流量按文件的大小收费的，比如FBB站大约是15美金/M，大家要尽量压缩一下文件，对文件里面的图片采用100-200的分辨率，为船东节约通信费用。

    注意邮件内容准确性，认真核对每一个细节，从开始的接收人，称呼，报文里面的每一个细节，时间地点，直到邮件最后的结尾的签名都要做到准确无误。要把收件人看成是对你轮的细节完全不了解的，他们是想从你的邮件里面得到准确的一手资料，我们要把每件事情都简明扼要的叙述准确，每封邮件都要审核三遍再发出。如果有的邮件是由其他人员代替船长编辑的，像日报、抵达报等可以由二副编辑，但船长本人一定要检查，无误后再发出。

   另外还要切忌以下几点：

    一忌，标题空白。标题空白很是失礼，标题要简短，要能反映文章的内容和重要性，一封邮件针对一个主题，也可以方便日后整理。

二忌，开头没有称呼。没有称呼的邮件会让收件人感觉很是生硬突兀，总有一种不爽的感觉。

四忌，邮件过短。无论你发给对方的简单的几个单词的邮件，还是对方给你发来一大段邮件，你却只是简单地CONFIRM RECEIVED，这都是非常不礼貌的，怎么也要凑够10个以上的单词，显示出你的尊重。

五忌，不感谢。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助，还是只是告知，都可以感谢对方的善意或配合。说句感谢不仅是礼节礼貌的需要，也会让对方感到被尊重，所以我们在收发邮件时不能匆匆的就结尾，连句谢谢的话语都没有。