致 公司各轮船长

近期公司某轮在青岛港办理离境手续时，边防人员发现其中一本海员证的头像出现部分污损，拒绝给该船员办理出境手续，给船东和管理公司造成工作的极大被动，最后尽管经过船东和管理公司的共同努力最终放行，但此事对我们对船员证书的管理和监控敲响了警钟，对船员证书进行规范管理提出了要求。

为了防止类似证书污损、证书不满足最低配员标准或证书过期等证书管理方面不符合项在我船队的再次发生，公司要求建议如下：

1 针对此案例，要求各轮对船舶现有海员证（特别是照片部分）及其他所有证书进行检查，确保状况良好，如有损坏迹象，请及时拍照发至公司申请换新；

2 公司证件部、船员部负责做好管理证书的第一道防线，在计划派员前，对船员所有的证书进行检查核对，确保所有证书有效且状态良好（一般要求证书有效期不低于1年）；

3 船员或船员代表在上船前对上船船员的所有证书进行全面核查，确保所有证书齐全有效，无遗漏或错领；证书无破损；个人签字部分已签署；服务薄资历部分已封闭，核实无误后在证书交接清单上签字确认；

4 接班船员上船，第一时间把个人所有证书交船长，船长应对所有证书进行检查核对，确认其证书齐全有效，满足STCW公约和船旗国的要求，并及时完成服务薄资历的填写, 包括在船船员提职人员；同时，要求换员后或在船船员证书更新后及时更新船员名单和INVENTORY OF SHIPBOARD PERSONNEL DOCUMENT 发至公司；作为船舶证书和船员证书的管理责任人，船长有责任确认在船船员证书的符合性和有效性，船长应在每次抵港前或至少每三个月核查一次证书的有效性，证书到期之日前至少3个月向公司报告申请换新；

5对于某些对船员证书有特殊要求的国家或政府，（像印度尼西亚要求护照或海员证有效期不低于6个月等），船长要及早通过当地代理了解和收集有关的信息，如有必要，及早报告管理公司，及时采取有效措施，避免造成不必要的麻烦；

6 在船期间，船员证书要统一集中存放在阴凉、安全和防火的处所，既要防止无关人员随意查看取用，又要防止证书受潮、过渡积压或高温火灾等，同时保证在意外紧急事故下能迅速取走全套证书；

7 要求各轮备有所有船员证书的整套复印件或扫描件，任何人员借用证书，均需出具书面的收据，离港前船长要核对并确保所有外借证书已交还；

8 船员离职时，船长要如实填写服务薄，同时把离职船员的所有证书整理收集好，并列清单交离职船员或公司代表核对签收；

各轮收到该通告后，应认真学习和体会其中的内容并严格执行。

                           天津市惠通海员管理服务有限公司

                                            2015.08.04